La metodología de proyecto con Gestión del Cambio integrado es fundamental, ¡pero el seguimiento al plan del proyecto también lo es!

La metodología de proyecto con Gestión del Cambio integrado es fundamental, ¡pero el seguimiento al plan del proyecto también lo es!

05/11/2019

Como mencionamos en nuestro Blog de agosto, hoy en día existen numerosas metodologías para dirigir o gerenciar un proyecto de transformación, basadas en marcos de referencia de buenas prácticas o normas, reconocidos a nivel internacional, tales como PMI-PMBOK, PRINCE2, PMI-AGILE, SCRUM, NCB-IPMA, PMDPro e ISO 21500, entre otros. Además, en dicho Blog introdujimos el concepto de ADN, donde los dos componentes dentro de un proyecto, personas y métodos, la doble hélice (las dos columnas) son indivisibles si queremos lograr proyectos exitosos. También mencionamos que dichas metodologías no tienen inherente, inmersa e integrada la Gestión del Cambio dentro de su cuerpo de conocimiento, que en muchos casos es un apéndice en sus prácticas.

Hay un aspecto que es fundamental para asegurar que la metodología definida cumpla su propósito: es el seguimiento. El seguimiento a la aplicación de la metodología y al plan de trabajo del proyecto es una de las responsabilidades primarias de los entes de gobierno del proyecto. Por esto, es primordial que las organizaciones cuenten con sistemas de medición de desempeño (basados en métodos como el Valor Ganado y la Programación Ganada) durante la ejecución del proyecto y el seguimiento a la consecución de los beneficios.

Durante la construcción del plan de trabajo del proyecto debe darse participación al mayor número de personas que tengan injerencia o que vayan a ser impactadas por el proyecto. Esta actividad de participación en la construcción del plan puede demandar más tiempo, pero logra generalmente un mayor compromiso en todas las audiencias afectadas por el proyecto. Una vez definido y aprobado, el plan debe convertirse en una guía a lo largo del proyecto, tanto para el grupo directivo como para el equipo del proyecto. Además, debe socializarse a las diversas audiencias impactadas por el alcance del proyecto a través de las diferentes formas de comunicación que se hayan definido.

La disciplina en el cumplimiento del plan del proyecto, tanto en el tiempo como en su alcance, presupuesto y beneficios esperados, es un aspecto determinante para que un proyecto tenga éxito. Una característica de un proyecto exitoso de transformación es que cualquier modificación al plan de trabajo debe estar muy bien sustentada, ser excepcional y evaluarse con mucha rigurosidad.

La modificación frecuente del plan es, en nuestra opinión, un temor al fracaso de quienes lideran el cambio. Las metas móviles son una excusa para no comprometerse. En algunas organizaciones este comportamiento es aceptado, pese a que tiene sobrecostos y lleva a desmotivar a quienes participan en el proyecto.

Un culto al plan del proyecto es la mejor forma de garantizar un buen seguimiento. El incumplimiento de compromisos dentro del plan debe estar muy bien sustentado con acciones que especifiquen el motivo de las desviaciones y que busquen no impactar el plan general del proyecto.